• Wat is het organisatiebeleid? - komt de werkgever tegemoet in het hybride of remote werken en heeft het bedrijf hiervoor specifieke regels?

• Welke taken worden dagelijks door medewerkers uitgevoerd? Kunnen (enkele van) deze taken buiten de kantoorruimte worden voltooid zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van het resultaat? Of is een kantoor hiervoor toch beter?

• Werkt men dagelijks met specialistische gereedschappen of apparatuur?

De antwoorden op bovenstaande vragen helpen in het beslissingsproces naar de ideale werkomgeving voor de medewerkers.

De werkzaamheden van de medewerkers kunnen in de volgende categorieën worden ingedeeld:

• routinematig - d.w.z. administratief en individueel werk. Deze activiteiten komen veel voor in bedrijven waar administratieve taken - zoals het schrijven van e-mails, het invullen van documenten, het werken aan bedrijfssoftware of gegevensverwerking - de basistaken zijn die aan werknemers worden toegewezen. Dit is ook het belangrijkste gebied in de organisaties waar medewerkers voornamelijk individueel werken en niet veel mogelijkheden (en ruimte) voor communicatie nodig hebben;

• conceptmatig en creatief werk – deze activiteiten vinden plaats binnen bedrijven die zich richten op het opbouwen van relaties en het uitwisselen van gedachten of informatie. Het merendeel van de activiteiten binnen dit soort bedrijven richt zich juist op communicatie en relatieopbouw.

• gemixt – de aard van het werk combineert routinematige, communicatieve en creatieve activiteiten.

Er is geen eenduidig antwoord op de vraag welke werkvorm, dominante activiteit of functionele inrichting het beste is. Ze hebben allemaal voordelen en elk is ontworpen voor een aantal verschillende activiteiten.

Bij het kiezen van de werkvorm, activiteiten binnen jouw bedrijf, werkorganisatie en functionele inrichting is simpelweg de trends volgen wel het laatste wat je moet doen. Het vormen van jouw kantoor is een belangrijk proces en beslissing waarvan de uitkomst moet passen bij het bedrijf en de medewerkers.

Eén van onze klanten kwam hier ook achter, toen hij het idee kreeg om een hybride kantoor in te voeren. Hij concentreerde zich op het feit dat een deel van zijn medewerkers al hybride werkte. Maar helaas verhinderden de organisatiecultuur en dominante activiteiten (individueel en creatief werk) niet alleen het succes van het model, maar maakten ze het leven van de werknemers moeilijk. Ze konden niet hun weg vinden in de nieuw ingerichte ruimte. Samen met deze klant gingen we terug naar de eerste twee stappen en samen vonden we het antwoord op de vraag: "Wat voor soort kantoor zal werknemers ondersteunen en hen in staat stellen hun dagelijkse taken effectief uit te voeren?".

Zoals dit praktijkvoorbeeld mooi laat zien is dat zelfs het mooiste en meest modern ingerichte kantoor problemen veroorzaken, als deze niet goed is afgestemd op de behoeften van haar gebruikers.