Elk goed project begint met een idee. We inspireren, delen onze vakkennis en helpen mensen bij het vinden van de best mogelijke oplossingen. Maak kennis met ons onderzoeken, artikelen en meningen.

Wij zijn een ervaren deskundige, onafhankelijke fabrikant en gekwalificeerd adviseur. Lees meer over ons - onze geschiedenis, strategie voor duurzame ontwikkeling en de waarden waarop ons bedrijf is gebaseerd.

Wil je meer weten over ons aanbod, in gesprek met een van onze vertegenwoordigers of ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor een samenwerking? Wij nodigen je van harte uit om vrijblijvend contact met ons op te nemen.

We hebben kennis, praktijkervaring en mogelijkheden die onze unieke kennis van zaken ondersteunen. Wij adviseren onze klanten hoe ze ruimtes optimaal kunnen indelen door te kiezen voor effectieve oplossingen en producten. Ontdek de uitdagingen van hedendaagse kantoren en ontdek hoe we er samen op kunnen inspelen.

  • Home
  • Inspiratie
  • 3 x WAT - in drie stappen je kantoor inrichten

3 x WAT - in drie stappen je kantoor inrichten

In dit artikel gaan we in op de relatie tussen de manier van werken binnen een bedrijf en de kantoorindeling die hierbij past. Er zijn 3 basisvragen die we moeten beantwoorden voordat we een kantoor kunnen inrichten dat op de juiste manier is afgestemd op de behoeften van de specifieke organisatie en haar medewerkers.

Verschillen tussen werkvorm, activiteiten en kantoorinrichtingsmodellen kunnen het beste worden samengevat door de antwoorden op drie vragen over: de werkmodus, de activiteiten en de kantoorinrichting.

Stap 1: WAT is de werkmodus in jouw organisatie?

  • Wat is het organisatiebeleid? - komt de werkgever tegemoet in het hybride of remote werken en heeft het bedrijf hiervoor specifieke regels?

  • Welke taken worden dagelijks door medewerkers uitgevoerd? Kunnen (enkele van) deze taken buiten de kantoorruimte worden voltooid zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van het resultaat? Of is een kantoor hiervoor toch beter?

  • Werkt men dagelijks met specialistische gereedschappen of apparatuur?

De antwoorden op bovenstaande vragen helpen in het beslissingsproces naar de ideale werkomgeving voor de medewerkers.

Schema

WERKMODUS

STATIONAIR

Voor mensen die niet zomaar overal kunnen werken (bijvoorbeeld vanuit huis), vanwege de aard van hun werk, de noodzaak om specialistische apparatuur te gebruiken of een groot aantal documenten te verwerken. Hiermee worden ook organisaties bedoeld die ervoor kiezen in deze modus te werken.

HYBRIDE

Voor mensen die een deel van hun taken overal kunnen uitvoeren - bijv. vanuit huis - en net zo effectief blijven als op kantoor.

REMOTE

Voor mensen die fulltime buiten kantoor kunnen werken - meestal zijn dat freelancers.

Schema 2

Stap 2: WAT is de hoofdactiviteit in de kantoorruimte?

  • Wat voor werkzaamheden verrichten de medewerkers?

  • Gaat het vooral om groepswerk of om individueel werk?

  • Welke activiteit overheerst?

  • Waarom komen de medewerkers naar kantoor?

  • Welke activiteiten zou kantoorruimte moeten ondersteunen?

Deze vragen - en de antwoorden daarop - zijn belangrijk en moeten worden overwogen door besluitvormers in het bedrijf. Zo maak je weloverwogen beslissingen over het soort en de bestemming van kantoorruimtes, om in een later stadium over te gaan tot de functionele inrichting.

Elke kantoorruimte moet 4 ruimtes bevatten: administratief, focuswerk, communicatie en chillout. De verhoudingen zullen verschillen afhankelijk van de aard van de kantooractiviteiten.

De werkzaamheden van de medewerkers kunnen in de volgende categorieën worden ingedeeld:

  • routinematig - d.w.z. administratief en individueel werk. Deze activiteiten komen veel voor in bedrijven waar administratieve taken - zoals het schrijven van e-mails, het invullen van documenten, het werken aan bedrijfssoftware of gegevensverwerking - de basistaken zijn die aan werknemers worden toegewezen. Dit is ook het belangrijkste gebied in de organisaties waar medewerkers voornamelijk individueel werken en niet veel mogelijkheden (en ruimte) voor communicatie nodig hebben;

  • conceptmatig en creatief werk – deze activiteiten vinden plaats binnen bedrijven die zich richten op het opbouwen van relaties en het uitwisselen van gedachten of informatie. Het merendeel van de activiteiten binnen dit soort bedrijven richt zich juist op communicatie en relatieopbouw.

  • gemixt – de aard van het werk combineert routinematige, communicatieve en creatieve activiteiten.

Stap 3: WAT voor soort kantoor?

Het laatste deel van het besluitvormingsproces is het kiezen van het model van kantoorinrichting. Als je eenmaal weet welke werkmethode gangbaar is en welke activiteiten op kantoor zullen plaatsvinden, kun je beslissen hoe je de kantoorruimte inricht. Houd daarbij rekening met dat het kantoor ondersteuning moet bieden in plaats van beperking. Het moet een effectieve uitvoering van dagelijkse taken bevorderen.

Cellular office

this is a space where mainly administrative tasks are performed, so the dominant area will be one designed for those who work behind the desk or are engaged in technical operations. This arrangement ensures the greatest privacy and offers the opportunity to have one’s own separate space.

Open space

with no walls to limit the space  you can introduce new zones designed to increase and improve the employees’ effectiveness, motivation and wellbeing. In an open space the role of the communication area is prominent, which means you will find more space for formal meetings, conference rooms or areas for ad hoc consultations.

Zoned office

ensures workstations permanently assigned to each employee and arranged in an open space. Employees can also use a range of additional spaces, designed to improve and support specific activities and tasks. For example, if a company focuses on cooperation, the office space will include a number of meeting zones.

Activity Based Workplace

this type of office will keep you moving. The employees don’t have permanently assigned workstations. Also, the number of workstations is not the same as the total headcount. In this office space you will find places designed for particular activities and zones such as: rooms for meetings with customers/colleagues, sound-absorbing phone booths or focus rooms. This office arrangement strongly supports human interactions. It also increases the employees’ autonomy, offers a choice and guarantees a space for focused work.

Hybrid office

Communication Hub - changes its function. It now promotes such values as communication, cooperation, company culture and atmosphere as well as building interpersonal relations. In a hybrid office the number of workstations is not the same as the number of employees (desk-sharing), and administrative tasks or focused work can be performed out of office, e.g. from home. An office is a place for meetings and team work.

Er is geen eenduidig antwoord op de vraag welke werkvorm, dominante activiteit of functionele inrichting het beste is. Ze hebben allemaal voordelen en elk is ontworpen voor een aantal verschillende activiteiten.

Bij het kiezen van de werkvorm, activiteiten binnen jouw bedrijf, werkorganisatie en functionele inrichting is simpelweg de trends volgen wel het laatste wat je moet doen. Het vormen van jouw kantoor is een belangrijk proces en beslissing waarvan de uitkomst moet passen bij het bedrijf en de medewerkers.

Eén van onze klanten kwam hier ook achter, toen hij het idee kreeg om een hybride kantoor in te voeren. Hij concentreerde zich op het feit dat een deel van zijn medewerkers al hybride werkte. Maar helaas verhinderden de organisatiecultuur en dominante activiteiten (individueel en creatief werk) niet alleen het succes van het model, maar maakten ze het leven van de werknemers moeilijk. Ze konden niet hun weg vinden in de nieuw ingerichte ruimte. Samen met deze klant gingen we terug naar de eerste twee stappen en samen vonden we het antwoord op de vraag: "Wat voor soort kantoor zal werknemers ondersteunen en hen in staat stellen hun dagelijkse taken effectief uit te voeren?".

Zoals dit praktijkvoorbeeld mooi laat zien is dat zelfs het mooiste en meest modern ingerichte kantoor problemen veroorzaken, als deze niet goed is afgestemd op de behoeften van haar gebruikers.

Heb je plannen voor een nieuw kantoor?

Neem contact op met onze werkplekspecialisten. Ze helpen graag jouw kantoor aan te passen aan de nieuwe realiteit en de behoeften van jouw medewerkers.

info.nl@nowystyl.com

Cookies

We willen graag dat jij onze website op een prettige manier kunt gebruiken. Daarom proberen we de weergegeven inhoud af te stemmen op jouw interesses en voorkeuren. Dit kunnen we doen door het opslaan van cookiebestanden in jouw browser. Nowy Styl sp. z o.o. (Gegevensbeheerder) en onze vertrouwde partners kunnen de informatie uit deze gegevens inzetten voor statistische, analytische en marketingdoeleinden. Door onze website te blijven gebruiken, zonder je privacy-instellingen te wijzigen, ga je ermee akkoord dat cookiebestanden op jouw eindapparaat worden opgeslagen en dat informatie die op jouw apparaat is opgeslagen kan worden gebruikt. Houd er rekening mee dat je de optie voor het opslaan van cookies altijd kunt uitschakelen in je browserinstellingen. Meer informatie over de verwerking van je persoonlijke gegevens en jouw rechten kun je vinden in ons privacybeleid.

Cookies accepteren en verdergaan naar de website

Hallo

Ons aanbod verschilt van land tot land. Wanneer je producten uit een ander land wilt zien, schakel dan over naar de relevante versie van de site:

Unfortunately, due to technical limitations, this website is not available on your web browser.

In order to view this website, we suggest using:

Ga naar boven