In dit artikel gaan we in op de relatie tussen de manier van werken binnen een bedrijf en de kantoorindeling die hierbij past. Er zijn 3 basisvragen die we moeten beantwoorden voordat we een kantoor kunnen inrichten dat op de juiste manier is afgestemd op de behoeften van de specifieke organisatie en haar medewerkers.
Verschillen tussen werkvorm, activiteiten en kantoorinrichtingsmodellen kunnen het beste worden samengevat door de antwoorden op drie vragen over: de werkmodus, de activiteiten en de kantoorinrichting.
Wat is het organisatiebeleid? - komt de werkgever tegemoet in het hybride of remote werken en heeft het bedrijf hiervoor specifieke regels?
Welke taken worden dagelijks door medewerkers uitgevoerd? Kunnen (enkele van) deze taken buiten de kantoorruimte worden voltooid zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van het resultaat? Of is een kantoor hiervoor toch beter?
Werkt men dagelijks met specialistische gereedschappen of apparatuur?
De antwoorden op bovenstaande vragen helpen in het beslissingsproces naar de ideale werkomgeving voor de medewerkers.
STATIONAIR
Voor mensen die niet zomaar overal kunnen werken (bijvoorbeeld vanuit huis), vanwege de aard van hun werk, de noodzaak om specialistische apparatuur te gebruiken of een groot aantal documenten te verwerken. Hiermee worden ook organisaties bedoeld die ervoor kiezen in deze modus te werken.
HYBRIDE
Voor mensen die een deel van hun taken overal kunnen uitvoeren - bijv. vanuit huis - en net zo effectief blijven als op kantoor.
REMOTE
Voor mensen die fulltime buiten kantoor kunnen werken - meestal zijn dat freelancers.
Wat voor werkzaamheden verrichten de medewerkers?
Gaat het vooral om groepswerk of om individueel werk?
Welke activiteit overheerst?
Waarom komen de medewerkers naar kantoor?
Welke activiteiten zou kantoorruimte moeten ondersteunen?
Deze vragen - en de antwoorden daarop - zijn belangrijk en moeten worden overwogen door besluitvormers in het bedrijf. Zo maak je weloverwogen beslissingen over het soort en de bestemming van kantoorruimtes, om in een later stadium over te gaan tot de functionele inrichting.
Elke kantoorruimte moet 4 ruimtes bevatten: administratief, focuswerk, communicatie en chillout. De verhoudingen zullen verschillen afhankelijk van de aard van de kantooractiviteiten.
De werkzaamheden van de medewerkers kunnen in de volgende categorieën worden ingedeeld:
routinematig - d.w.z. administratief en individueel werk. Deze activiteiten komen veel voor in bedrijven waar administratieve taken - zoals het schrijven van e-mails, het invullen van documenten, het werken aan bedrijfssoftware of gegevensverwerking - de basistaken zijn die aan werknemers worden toegewezen. Dit is ook het belangrijkste gebied in de organisaties waar medewerkers voornamelijk individueel werken en niet veel mogelijkheden (en ruimte) voor communicatie nodig hebben;
conceptmatig en creatief werk – deze activiteiten vinden plaats binnen bedrijven die zich richten op het opbouwen van relaties en het uitwisselen van gedachten of informatie. Het merendeel van de activiteiten binnen dit soort bedrijven richt zich juist op communicatie en relatieopbouw.
gemixt – de aard van het werk combineert routinematige, communicatieve en creatieve activiteiten.
Het laatste deel van het besluitvormingsproces is het kiezen van het model van kantoorinrichting. Als je eenmaal weet welke werkmethode gangbaar is en welke activiteiten op kantoor zullen plaatsvinden, kun je beslissen hoe je de kantoorruimte inricht. Houd daarbij rekening met dat het kantoor ondersteuning moet bieden in plaats van beperking. Het moet een effectieve uitvoering van dagelijkse taken bevorderen.
Er is geen eenduidig antwoord op de vraag welke werkvorm, dominante activiteit of functionele inrichting het beste is. Ze hebben allemaal voordelen en elk is ontworpen voor een aantal verschillende activiteiten.
Bij het kiezen van de werkvorm, activiteiten binnen jouw bedrijf, werkorganisatie en functionele inrichting is simpelweg de trends volgen wel het laatste wat je moet doen. Het vormen van jouw kantoor is een belangrijk proces en beslissing waarvan de uitkomst moet passen bij het bedrijf en de medewerkers.
Eén van onze klanten kwam hier ook achter, toen hij het idee kreeg om een hybride kantoor in te voeren. Hij concentreerde zich op het feit dat een deel van zijn medewerkers al hybride werkte. Maar helaas verhinderden de organisatiecultuur en dominante activiteiten (individueel en creatief werk) niet alleen het succes van het model, maar maakten ze het leven van de werknemers moeilijk. Ze konden niet hun weg vinden in de nieuw ingerichte ruimte. Samen met deze klant gingen we terug naar de eerste twee stappen en samen vonden we het antwoord op de vraag: "Wat voor soort kantoor zal werknemers ondersteunen en hen in staat stellen hun dagelijkse taken effectief uit te voeren?".
Zoals dit praktijkvoorbeeld mooi laat zien is dat zelfs het mooiste en meest modern ingerichte kantoor problemen veroorzaken, als deze niet goed is afgestemd op de behoeften van haar gebruikers.
Heb je plannen voor een nieuw kantoor?
Neem contact op met onze werkplekspecialisten. Ze helpen graag jouw kantoor aan te passen aan de nieuwe realiteit en de behoeften van jouw medewerkers.